Integritetspolicy

För AB Industricentralen & dotterbolagen:

·   AB Industricentralen Strandvägen 

·   AB Industricentralen Botkyrka

·   AB Industricentralen Telefonplan

1. Inledning och syfte

Denna integritetspolicy beskriver hur AB Industricentralen, AB Industricentralen Strandvägen, AB Industricentralen Botkyrka och AB Industricentralen Telefonplan,  nedan gemensamt benämnda ”Industricentralen” samlar in, använder och lagrar Dina personuppgifter.

Syftet med policyn är att säkerställa att Industricentralen hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen som tillämpas från den 25 maj 2018.

Denna policy är tillämplig för Industricentralens styrelseledamöter, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av Industricentralens verksamhet.

Denna policy gäller alla delar av Industricentralens verksamhet. Detta innebär att den gäller bland annat vid uthyrning av lokaler, bostäder, parkeringsplatser, annan uthyrning, vid serviceärenden, i förhållande till Industricentralens leverantörer och vid övrig kontakt med Industricentralen.

2. Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på personuppgifter är: personnummer, namn, adresser, telefonnummer och e-mailadresser eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens identitet. 

En identifierad eller identifierbar fysisk person vars personuppgifter behandlas benämns ”registrerad”.

3. Vad är personuppgiftsbehandling

Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling. Exempel på personuppgiftsbehandling är: insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, läsning, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering, radering eller förstöring.

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

  • Laglighet

  • Ändamålsbegränsning

  • Uppgiftsminimering

  • Korrekthet

  • Lagringsminimering

  • Integritet och konfidentialitet

4. Personuppgiftsansvarig

AB Industricentralen, 556022-0641, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som lämnas till AB Industricentralen och till dotterbolagen AB Industricentralen Strandvägen, 556847-5817, AB Industricentralen Botkyrka, 556906-7415, och AB Industricentralen Telefonplan, 559011-1182, och ansvarar för att behandlingen av personuppgifterna sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. 

5. Personuppgiftsbehandling avseende hyresgäster som är fysiska personer 

De personuppgifter som Industricentralens hyresgäster lämnar till Industricentralen i samband med att ett hyresavtal ingås kommer att behandlas i den utsträckning som behövs för att Industricentralen ska kunna fullgöra sina skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Motsvarande gäller för personuppgifter som Industricentralens hyresgäster lämnat till Industricentralen före ikraftträdandet av Dataskyddsförordningen. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel personuppgifter när hyresavier skickas ut, när betalningar hanteras, när information om förbrukning av el mm inhämtas, vid hyresförhandlingar och när information skickas till hyresgäster. Industricentralen behandlar också personuppgifter i samband med tillhandahållande av service. Denna behandling är nödvändig för att Industricentralen ska kunna fullgöra sina skyldigheter som hyresvärd.

 

Personuppgifter behandlas också när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Detta kan aktualiseras exempelvis vid störningar i boendet, vid sena eller uteblivna hyresbetalningar eller om det uppstått skador i lägenheten. Industricentralen kan också behöva lämna ut personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter för att uppfylla Industricentralens rättsliga förpliktelser.

Den kategori av personuppgifter som Industricentralen behandlar i enlighet med denna punkt är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, inkomstuppgifter betalningshistorik, störningar, korrespondens med hyresgäst.

Personuppgifter som inte längre behövs för att Industricentralen ska kunna uppfylla sina skyldigheter som hyresvärd och avtalspart gallras och rensas fortlöpande. Vissa personuppgifter måste Industricentralen dock lagra under en längre period. Hyresavtalet namn, personnummer och kontaktuppgifter måste Industricentralen spara i två år efter hyresförhållandets upphörande. Detsamma gäller eventuell korrespondens mellan Industricentralen och hyresgäst som Industricentralen kan behöva för att hantera ett rättsligt anspråk. Uppgifter om hyresgäster som finns i Industricentralens bokföringsmaterial kommer Industricentralen spara i sju år på grund av skyldighet enligt lag. 

6. Personuppgiftsbehandling avseende hyresgäster som är juridiska personer 

Juridiska personer omfattas inte av Dataskyddsdirektivet. Även i ett hyresförhållande med en juridisk person behandlar dock Industricentralen personuppgifter. Detta genom att hyresgäster som är juridiska personer ofta har en eller flera kontaktpersoner vars personuppgifter Industricentralen behandlar. Vad som angetts under p 5 tillämpas av Industricentralen i tillämpliga delar även i förhållande till personuppgifter hänförliga till hanteringen av hyresavtal med juridiska personer. 

7. Personuppgiftsbehandling avseende borgensmän 

Personuppgifter avseende borgensmän som är fysiska personer hanteras i samband med ingåendet av borgensåtagandet och aktualiseras även vid ett ianspråktagande av borgensåtagandet. Ändamålet med hanteringen är att kunna hantera och ianspråkta borgensåtagandet. Denna behandling är nödvändig för att Industricentralen ska kunna godkänna borgensmannen liksom för att kunna ianspråkta borgensåtagandet. Den kategori av uppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-mailadress och inkomstuppgifter. 

Personuppgifter avseende borgensmän sparas i två år efter hyresavtalets upphörande.

8. Personuppgiftsbehandling avseende leverantörer

Industricentralens köper tjänster av leverantörer. Detta medför ett behov av att behandla leverantörernas personuppgifter för att kunna göra utbetalningar och för att kontakta leverantörer så att samarbetet mellan Industricentralen och leverantörer ska löpa effektivt och smidigt. De personuppgifter som behandlas i förhållande till leverantörer är namn och kontaktuppgifter och för leverantörer som är fysiska personer även personnummer och betalningsinformation. Behandlingen är nödvändig för att Industricentralen ska kunna fullgöra sina leverantörsavtal. Personuppgifterna sparas som huvudregel i två månader efter att leverantörsförhållandet upphört såvida inte uppgifterna behöver sparas under en längre tid för att Industricentralen behöver hantera ett rättsligt anspråk.

9. Personuppgiftsbiträde

Ett personuppgiftsbiträde är någon som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Industricentralen använder i sin verksamhet olika konsulter. Detta medför att dessa konsulter kommer att hantera personuppgifter för Industricentralens räkning i egenskap av personuppgiftsbiträden åt Industricentralen. Konsulterna kan exempelvis hantera hyresaviseringar och andra administrativa tjänster, fastighetsskötsel och hyresförhandlingar.

I de fall Industricentralen anlitar ett personuppgiftsbiträde måste Industricentralen ingå ett skriftligt avtal med personuppgiftsbiträdet. I avtalet ska det särskilt föreskrivas att personuppgiftsbiträdet bara får behandla personuppgifterna i enlighet med instruktionerna från Industricentralen och att biträdet måste vidta de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda uppgifterna. 

Industricentralen kan enbart överlåta den faktiska behandlingen av personuppgifter till personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsansvaret kan aldrig överlåtas.

10. Vem lämnar Industricentralen ut personuppgifter till

               

Industricentralen lämnar endast ut personuppgifter (i) till personuppgiftsbiträden, (ii) för att förhindra skräppost eller bedrägeriförsök, (iii) om skyldighet till utlämnande följer av lag, (iv) om det behövs för att förhindra eller stoppa en överbelastningsattack eller liknande på Industricentralens IT-system.

Industricentralen kommer inte sälja Dina personuppgifter till tredje part.

Industricentralen kommer inte överföra Dina personuppgifter till land utanför EU/EES.

11. E-post och annan ostrukturerad data

Industricentralen har en särskild intern policy för behandling av personuppgifter i e-post och annan ostrukturerad data. För att Industricentralen ska kunna hantera e-post krävs en rättslig grund. Denna kan bestå i en pågående avtalsrelation eller i förhandlingar om ett avtal. Den kan också, efter en intresseavvägning, bestå i ett berättigat intresse för Industricentralen att hantera personuppgifter i e-posten eller att avsändaren uttryckligen samtyckt till att Industricentralen hanterar personuppgifter i e-posten.

Industricentralens interna policy för behandling av e-post och annan ostrukturerad data anger även att e-post inte ska användas för systematisk hantering av personuppgifter samt att gallring ska ske på en fortlöpande basis. 

12. Ändring av integritetspolicyn

Industricentralen har rätt att när som helst ändra integritetspolicyn. Industricentralen kommer att revidera integritetspolicyn på en årlig basis.

13. Rättigheter

Industricentralen ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

Industricentralen kommer på begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Varje person som Industricentralen har registrerat personuppgifter om har rätt att begära:

  • Tillgång till sina personuppgifter. Detta innebär att en rätt för varje registrerad att begära ett registerutdrag över den behandling som Industricentralen genomför avseende personuppgifter. Vidare en rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Varje registrerad har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag om vilka personuppgifter som finns registrerade , ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Det föreligger även en rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från den registrerade samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller hur denna period fastställs. Varje registrerad har vidare rätt att i registerutdraget få information om sina övriga rättigheter enligt denna punkt.

  • Rättelse av personuppgifter. Vi kommer på begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga personuppgifter vi behandlar.

  • Radering av sina personuppgifter. Varje registrerad har rätt att begära att personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav som hindrar Industricentralen från att radera personuppgifter, exempelvis i bokförings- och skattelagstiftning. Industricentralen kommer då att avsluta all annan behandling av personuppgifter.

  • Begränsning av behandling. Detta innebär att personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. En registrerad kan bland annat begära begränsning om den registrerade anser att de uppgifter Industricentralen behandlar om den registrerade är felaktiga och rättelse har begärts enligt ovan. Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas. 

 

Industricentralen kommer att underrätta varje mottagare till vilken uppgifterna har lämnats enligt p 10 ovan om eventuella rättelser, radering av och begränsning av personuppgifter. 

 

Varje registrerad har rätt till dataportabilitet. Detta innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra registrerads personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

 

Varje registrerad har rätt att inge eventuella klagomål angående behandlingen av sina personuppgifter till Datainspektionen. (Datainspektionen byter inom kort namn till Integritetsmyndigheten)

14. Hantering vid säkerhetsincidenter

Exempel på säkerhetsincidenter är obehörig åtkomst eller annan otillåten påverkan avseende personuppgifterna stöld, förlust, bortglömd dator, tappad dator och tappat USB minne.

Säkerhetsincidenter som berör personuppgifter som behandlas av Industricentralen ska utan dröjsmål rapporteras i enlighet med kontaktinformationen nedan. Efter risk- och konsekvensanalys ska nödvändiga åtgärder för att minimera negativa effekter av incidenten vidtas. Vidare ska det göras en bedömning av om säkerhetsincidenten ska rapporteras till Datainspektionen vilket i så fall ska ske inom 72 timmar. 

15. Kontaktinformation

Vid frågor om vår integritetspolicy eller vår behandling av Dina personuppgifter eller om Du vill begära ett registerutdrag är Du välkommen att kontakta oss. Vår kontaktinformation är:

E-mail: info@industricentralen.se

AB INDUSTRICENTRALEN

Strandvägen 5 B, 114 51 Stockholm  |  +46 8 566 133 96  |  info@industricentralen.se